日常工作中,涉及到資料的表格、計算、圖表和分析,大家首選的一定是Excel。

但我也看到不少朋友困惑於Excel的深入學習難度,機車的大數據處理效率。

比如某同事為處理七八個維度,近萬條資料奔潰不已;又有人幾十萬行的資料把電腦頻頻跑崩;再者,隨著多任務線之間的交叉,匯總任務呈幾何級數增加……

倒不是說Excel完成不了這類任務,如果是日常的表格記錄、資料計算、Excel確實無法替代。但如果說做企業管理的業務報表、龐大而又複雜的資料分析、財務分析、預算編報,Excel就很不擅長了,因為其資料不統一,也沒有獨立的計算引擎,資料在各個Excel文件中獨立存在,資料合并非常費事。

比如,最近我太太入職一家新公司,任某品牌的賣場資料專員。雖然之前也是這個行業的,可並不擅長資料報表的製作。

負責交接的同事是個畢業後就入職這家公司3年多的老員工,一直在做報表這塊的工作,交接的時候為了更準確,我讓太太使用錄屏軟體,將他每天要做的事情都錄下來。

結果發現,這傢伙從早上開始,就開始問信息部要資料,然後用excel各種複製、粘貼、求和、求百分比、vlookup、再複製、粘貼、求和、求百分比、vlookup、刪除、調整……,幾個小時後,第一張報表誕生了……

看了錄像後的我,整個人都是崩潰的,這也太逆天了。好吧,這小夥子確實厲害,操作速度絕對是一流的,LOL里至少也是鑽石V。

但我可捨不得太太每天這樣,而且對於計算機專業的我來說,只要有資料庫,這些重複性的工作都是分分鐘代碼/工具能解決的。

考慮到會有不少需求變化,讓太太改代碼是完全不可行的,於是我就找現成的報表工具。比較了SPSS、SAS、cognos、水晶、foxtable、finereport之後,確定了報表軟體finereport。從mysql建表、資料導入、製作日報、周報、月報,各種對比報表開始逐個攻破,終於在手速不低於黃金段位的我進過一個星期的努力後,全部完工了,經過和小夥子做出來的手工表進行校對,確認沒有問題後,安裝部署到了太太的辦公電腦上。

幾天後,小夥子離職了,從此,太太上班只需要早上向個賣場的負責人收集資料,然後花幾分鐘導入資料庫,然後點點滑鼠,生成各種報表,然後……先存起來,喝水、吃零食、水果,休息,上網。

所以,從效率上來講,專業的報表工具是可以替代很多重複性的excel處理工作的,比方說FineReport,信息部門部署安裝後,可以連接各業務系統資料,將常規的各業務報表,還有周報月報這些,開發成可自動抽取資料並展示的模板,做好一次,每次只要查詢即可。

因為這個工具大多為信息部開發報表所用,可能很多人都不太了解!我盡量以簡潔易懂的語言,從技術的角度講講這個報表工具,操作上為何能省時省人力,並且有可以替代資料透視表的驚艷視覺化。

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一、用FineReport做一張範本,可以替代N張手工重複勞作的Excel !

為什麼這麼說,先來了解FineReport的製表原理

1、FineReport的製表原理

FineReport是通過連接資料庫,讀取資料欄位來設計報表範本的,所以在製作範本前先要知道資料庫的類型、地址、訪問資料庫的帳號密碼,兩者建立一個資料連接後才可開始設計範本。然後依據所需功能(表格展示?填報?dashboard分析?)和表樣來操作範本,最後在web端展示。

製作範本時處理的對象是資料欄位(區別於Excel的儲存格資料),範本中一個儲存格放一個資料欄位,web端展示時欄位擴展。FineReport報表中儲存格的擴展是有方向的,可縱向擴展,也可橫向擴展,也可以不擴展。

儲存格的擴展是針對某一個儲存格,當報表主體中綁定了多個儲存格時,儲存格與儲存格之間依靠父子格關係跟隨擴展。子格的資料會根據父格的資料進行過濾分組顯示,並且還會跟隨父格的擴展方向而擴展。

2、三大類報表設計方式,解決日常所有報表需求,並且一表復用。

1)普通範本設計,此者最常用。依靠著儲存格的擴展與父子格的關係來實現範本效果,可進行參數查詢,填報報表,圖表設計等。比如交叉報表、行式報表、分組報表等等。

2)聚合報表設計,針對不規則大報表。適用於一張範本中顯示多個獨立模塊的報表,幾個報表塊匯總在一起的複雜報表。

3)決策報表設計,就是表單,也是dashboard,也就是大家常見的各種圖表拼接在一起的視覺化資料報表。

通過拖拽圖表來製作,製作好的dashboard可以自己適配螢幕的大小,多以也可以做成手機端的報表,大屏視覺化,下面有細講。

 

 

以下舉例一些常見的報表格式:

交叉表

行式報表

分組報表

自由報表

3、參數實現資料查詢和過濾

在很多情況下,我們需要根據條件查詢資料,過濾。在FineReport中,通過設定參數綁定資料欄位和過濾的控制項(單選框、複選框等等),參數可用JS編輯更多複雜的情況,通過介面輸入查詢條件來控制報表顯示的內容及形式,而後匯出列印。

很多公司很多員工都會要做周報月報季報等,有些全國性的公司有分公司、門店、辦事處。經常性的要做這些重複性很大的報表。那用FineReport就可以集中將每一條資料明細上載到資料庫中(填報功能,下面會講)。在做報表時,做將一些常用的維度「地區」、「時間」、「城市」等等作為一個查詢的參數控制項,類似Excel中的篩選,匯出。基本上一個周報範本,就解決了一些人一年52張手工excel報表的工作量。

4、填報

填報就是向資料庫中錄入資料,用於固定格式固定條件的資料收集。就好比你註冊網站時提交的郵箱、收集、帳號、密碼,都會按照格式存放到資料庫中。

填報也需要一個範本,操作流程如下:

填報範本由控制項組成,文本控制項、數字控制項、密碼控制項、單複選框、網頁、檔案等等。控制項對應著資料欄位。有了填報,就可以收集資料,並且允許使用者實現對資料庫的增刪改。出於資料質量和資料安全的考慮,還可以對填報進入的資料做校驗操作。

填報最大的用處是替代excel收集資料,做好了範本,獎範本鏈接傳送給相關人,填完資料審核過後即可入庫,省得excel傳來傳去,而且是在web端填寫,也非常簡單。

二、不只是報表,還有資料視覺化

酷炫的dashboard都需要通過FineReport的表單(決策報表)來設計展現。通過拖拽報表塊、圖表塊和各類控制項初步設計介面。

不同於普通報表,普通報表是一個整體,無法實現局部重新整理。表單是由各個元件組成,可以實現元件內重新整理,即局部重新整理。像動態大屏都是全局或者局部重新整理的,所以需要用決策報表製作實現。

1、決策報表製作過程

新增表單:FineReport支持新增工作薄,即普通報表範本,還支持新增表單,兩種設計模式;
拖入元件:FineReport表單支持多種不同的元件類型,包括報表塊、tab塊、絕對畫布塊、參數、圖表和控制項等等;

定義資料集:定義各個元件資料來源,圖表元件資料即可來源於資料集,也可來源於儲存格;
設定表單樣式:即設定表單的顯示樣式。

 

2、資料視覺化與交互

之前很多網友留言,問這樣的視覺化是什麼圖表製作的。其實大多由FineReport自帶的H5圖表。此前有提到FineReport良好的開放性,可讓IT同事寫代碼開發,所以在製作時,也可接入Echarts等第三方控制項來製作圖表。

3、實用而強大的資料地圖

finereport有很強大的地圖功能:基本地圖、GIS地圖、熱力地圖、大數據流向地圖等。

GIS地圖基於GIS地圖層進行資料展示,支持自定義GIS主題風格,能夠與資料表鑽取聯動。比如省級鑽取到市級、縣級、街道。

三、總結

篇幅有限,以上只展現了FineReport的一部分功能,很多細節無法展開。

要說效率,最大的好處就是從資料庫中讀出資料自動產生報表,且一類報表做成一個固定樣式的範本,每次只要同步一下,自動生產周期性的報表,如日報、周報、月報、季報等。 每次按照條件查詢,Excel批量匯出/列印,少了人力去一個一個用Excel統計匯總。

而且操作上,大多數功能FineReport都封裝成模塊了,包括寫SQL取數,匯總篩選過濾等,基本上都有對應的功能鍵。像著名的資產負債表,如果按照以往寫代碼或者寫複雜的SQL語句,就有點摧殘生命了,而且那天書般的SQL語句要是出點錯誰來查,如果資料來自多個源,那就徹底無法解脫了。

其次,在資料處理速度上,由於性能一部分依靠資料庫,一部分依靠FineReport的行式報表引擎,相比於Excel的單機效率,幾十萬行的資料秒出。再者,企業資料庫有各種自帶或第三方的集群方案,通過堆機器就可以近似於無限的加大資料儲存能力。

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